Le bailleur doit communiquer le décompte des charges par nature un mois avant la régularisation annuelle, et tenir les justificatifs à disposition pendant six mois. S’il ne régularise pas avant la fin de l’année suivant celle des dépenses, vous pouvez exiger un paiement échelonné sur douze mois. Et la prescription de trois ans joue dans les deux sens : un rappel portant sur des charges plus anciennes n’est plus réclamable.
Ce que le bailleur doit fournir et quand, combien de temps les justificatifs restent consultables, ce que la prescription change pour vous, le droit à l’échelonnement, et la marche à suivre.
Ce que le bailleur doit vous remettre
Depuis combien de temps versez-vous des provisions sans avoir rien reçu ? La question se pose, car l’obligation est précise : un mois avant la régularisation annuelle, le bailleur communique au locataire le décompte des charges locatives par nature, ainsi que le mode de répartition entre les lots.
Par nature signifie poste par poste : eau, chauffage, entretien des parties communes, ascenseur, taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Un montant global sans détail ne remplit pas cette obligation.
Le mode de répartition compte autant. Il indique comment la dépense de l’immeuble a été divisée entre les logements, et c’est souvent là que se logent les erreurs, notamment quand un local commercial ou un logement vacant est mal pris en compte.
Les justificatifs, et les six mois pour les consulter
Le décompte n’est pas tout : les pièces justificatives doivent être tenues à votre disposition pendant six mois à compter de son envoi.
Ce droit de consultation permet de vérifier la réalité des dépenses : factures d’eau, contrats d’entretien, relevés de l’ascensoriste. Il s’exerce sur place, chez le bailleur ou chez son mandataire, sans qu’il soit obligé de vous en envoyer des copies.
Six mois, c’est court. Un décompte reçu en mars se vérifie avant septembre, et passé ce délai le bailleur n’est plus tenu de conserver les pièces à votre disposition.
Trois ans : ce que la prescription change des deux côtés
C’est le point que les pages consacrées à ce litige traitent toujours du côté du bailleur, jamais du vôtre.
L’action en paiement de charges impayées et l’action en restitution d’un trop-perçu se prescrivent toutes les deux par trois ans. Un bailleur qui vous réclame aujourd’hui cinq années de charges d’un coup ne peut exiger que les trois dernières : le reste est prescrit. Et si vous avez trop versé, vous disposez du même délai de trois ans pour en demander le remboursement.
La prescription ne s’applique pas d’elle-même : elle doit être opposée. Un locataire qui paie sans rien dire une régularisation portant sur cinq ans a payé, et ne récupère pas la partie prescrite.
D’où l’intérêt de dater précisément les périodes concernées dès la réception du décompte, avant toute discussion sur les montants.
Le droit d’étaler le paiement sur douze mois
Un rappel de charges tombe rarement au bon moment, et la loi en tient compte dans un cas précis.
Lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant la fin de l’année civile suivant celle de l’exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois. Ce n’est pas une faveur à négocier : c’est un droit à faire valoir.
La demande se fait par écrit, en recommandé avec avis de réception, dès réception du décompte tardif. Attendre d’avoir reçu une relance affaiblit la position.
La marche à suivre, dans l’ordre
Chaque étape prépare la suivante, et sauter la première prive de preuve.
| Étape | Forme | Ce qu’elle déclenche |
|---|---|---|
| Demande simple | Courriel ou courrier, en gardant une copie | Souvent suffisante, et elle date votre demande |
| Mise en demeure | Lettre recommandée avec avis de réception | Fait courir les délais et constitue la preuve du refus |
| Commission départementale de conciliation | Saisine écrite, gratuite | Examen amiable du litige et avis rendu |
| Tribunal judiciaire | Saisine, après échec de la conciliation | Décision exécutoire |
La commission de conciliation règle une grande partie de ces litiges sans frais, et sa saisine est souvent plus efficace qu’une menace d’action. Une association de locataires peut aider à constituer le dossier.
Ce que vous ne pouvez pas faire
Cesser de payer les provisions pour charges en attendant le décompte n’est pas une option. Les provisions sont dues en vertu du bail, et leur non-paiement vous met en tort, quelle que soit la faute du bailleur.
Vous ne pouvez pas davantage compenser de vous-même un trop-perçu supposé en réduisant votre loyer. La compensation se décide entre les parties ou devant le juge, pas unilatéralement.
Ce qui reste possible, en revanche, est de tout consigner : dates, courriers, montants versés. Un litige de charges se gagne sur les pièces, rarement sur les arguments.
Ce qu’il faut préparer avant d’écrire
Rassemblez vos quittances et relevés de versement des trois dernières années, et faites le total des provisions versées par exercice. Notez ensuite la date du dernier décompte reçu, s’il y en a eu un.
Rédigez enfin une demande écrite qui cite l’obligation de communiquer le décompte par nature et le mode de répartition, et demandez la consultation des justificatifs. Un cas particulier, un bail meublé ou une colocation méritent l’avis d’une association agréée ou d’un professionnel avant d’engager une procédure.
Sources
- Service-public.gouv.fr, charges à payer par le locataire, page vérifiée le 15 avril 2025
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, régularisation des charges récupérables
- Décret fixant la liste des charges récupérables
